Esta Política de Privacidad describe cómo Tracto Electrónica SAS (NIT 900.457.960-2), responsable del tratamiento de datos, recolecta, usa, almacena y protege la información de las personas que usan la aplicación Tractonic Gestor (aplicación web y app Android), una herramienta interna de gestión de campo para el personal técnico y administrativo de la empresa.
1. Quiénes usan esta aplicación
Tractonic Gestor es una herramienta de uso interno para empleados y contratistas de Tracto Electrónica SAS (técnicos, supervisores, gerentes y personal administrativo). No está dirigida al público general ni a menores de edad, y el acceso requiere una cuenta creada por la empresa: no hay registro abierto.
2. Datos que recolectamos
| Categoría | Detalle | Para qué se usa |
|---|---|---|
| Datos de perfil | Nombre completo, cédula, teléfono, correo, cargo, zona y sede asignada | Identificar al usuario, asignarle tareas y liquidar su nómina |
| Ubicación (GPS) |
Ubicación del dispositivo al registrar entrada y salida (control de
asistencia) y al reportar actividades en campo. Se guarda la coordenada,
la precisión, la distancia a la planta y si quedó dentro o fuera de la
geocerca.
Además, mientras la jornada está abierta —es decir, desde que marcas entrada y hasta que marcas salida— la aplicación registra tu ubicación cada 15 minutos, también con la pantalla apagada. |
Verificar la asistencia en la sede de trabajo y dejar constancia de
dónde se desarrolló la jornada.
Esto empieza cuando marcas entrada y termina cuando marcas salida. Fuera de ese rango la aplicación no registra tu ubicación. Mientras está activo, Android muestra un aviso permanente en la barra de notificaciones que no se puede ocultar: si ese aviso no está, no se está compartiendo nada. La aplicación no pide el permiso de "ubicación todo el tiempo": técnicamente no puede ubicarte fuera de tu jornada. |
| Fotografías | Fotos tomadas o adjuntadas en informes técnicos, inspecciones y registros de equipos | Evidencia técnica de los trabajos de mantenimiento. La app usa el selector de fotos del sistema: no accede a toda la galería, solo a lo que la persona elige. |
| Datos biométricos — rostro | En las sedes donde la empresa lo activa persona por persona, al marcar entrada o salida se toma una fotografía del rostro y se calcula una representación matemática para compararla con una foto de referencia registrada previamente. Se guarda la foto, el resultado de la comparación y su grado de coincidencia. | Confirmar que quien marca es la persona que dice ser. Es un dato sensible (Ley 1581 de 2012): se trata únicamente con autorización previa, expresa e informada de cada persona, que puede negarse sin consecuencia laboral y seguir marcando por los otros medios. Las fotos viven en un almacenamiento privado, nunca público, y las de los intentos que no reconocieron se borran automáticamente cada hora. |
| Autenticación biométrica del dispositivo | Huella digital o desbloqueo facial del propio teléfono para iniciar sesión | Entrar sin escribir la contraseña. Esta huella no sale del teléfono y la app no la ve: la verificación la hace el sistema operativo y la app solo guarda una referencia criptográfica no reversible del dispositivo. Es distinto del reconocimiento facial del punto anterior. |
| Audio (módulo Radio) | Grabaciones de voz de hasta 60 segundos que el usuario envía al mantener pulsado el botón de hablar, dentro de un canal de trabajo. | Comunicarse entre técnicos en planta, como un radio de dos vías. El micrófono solo se enciende mientras se mantiene pulsado el botón y se apaga al soltarlo. Los audios se guardan en un almacenamiento privado y se borran automáticamente al minuto. |
| Datos de nómina | Salario, bonificaciones, auxilios, horas y ajustes | Liquidación quincenal. Solo son visibles para el propio trabajador y para el personal administrativo autorizado. |
| Mensajería de trabajo | Número de teléfono y texto de los avisos de tareas que la empresa envía por WhatsApp. | Avisar de las tareas asignadas. Los mensajes salen por un servicio de mensajería contratado por la empresa. |
| Uso de la app | Registros técnicos de actividad y errores (fecha, módulo, mensaje de error, dispositivo) | Diagnosticar fallas y mejorar el servicio |
3. Con quién compartimos información
No vendemos ni cedemos datos a terceros con fines comerciales ni de publicidad.
- Servidor propio. La base de datos, las fotos y los audios viven en un servidor contratado por la empresa, no en servicios de terceros.
- Asistente conversacional. La app tiene un asistente que ayuda a crear tareas y cotizaciones. El texto que el usuario le escribe, y los datos de trabajo necesarios para responder, se envían a un proveedor de modelos de lenguaje ubicado fuera de Colombia para generar la respuesta. No se le envían datos de nómina, fotografías ni datos biométricos, y el proveedor no los usa para publicidad.
- Mensajería WhatsApp. Para enviar avisos de tareas se usa un servicio de mensajería; viaja el número del destinatario y el texto del aviso.
- Autoridades. Cuando una norma o una orden judicial lo exija.
4. Cómo protegemos la información
- Toda la comunicación entre la app y el servidor viaja cifrada (HTTPS/TLS).
- El acceso está restringido por rol y verificado en el servidor: cada usuario solo ve lo que le corresponde según su cargo, aunque modifique la app en su teléfono.
- Las fotos de rostro y los audios están en almacenamiento privado, con acceso firmado y temporal.
- Copias de seguridad diarias automáticas de la base de datos y los archivos.
- Las contraseñas se almacenan cifradas; nunca en texto plano.
- La app no permite que el teléfono copie sus datos a la nube ni al traspasarlos a otro equipo.
5. Cuánto tiempo guardamos cada cosa
| Dato | Tiempo |
|---|---|
| Audios del módulo Radio | 1 minuto, se borran solos |
| Fotos de intentos de reconocimiento facial que no reconocieron | Se borran automáticamente cada hora |
| Foto de rostro de referencia y marcaciones | Mientras dure la relación laboral o contractual, más lo que exija la ley |
| Ubicación registrada durante la jornada (cada 15 minutos) | Mientras dure la relación laboral o contractual, más lo que exija la normativa laboral |
| Informes, fotos de trabajo, nómina y asistencia | Lo que exija la normativa laboral, contable y tributaria colombiana |
| Registros de error | Mientras sirvan para diagnosticar |
6. Tus derechos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data) y el Decreto 1377 de 2013, puedes conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de tus datos personales, así como revocar la autorización de tratamiento cuando la normativa lo permita. En el caso de los datos biométricos, al ser sensibles, puedes además negarte a entregarlos o retirar tu autorización en cualquier momento, sin que eso afecte tu vínculo con la empresa: se te habilitan los otros medios de marcación.
Para ejercer cualquiera de estos derechos escribe a jddigita.solution@gmail.com. Respondemos en los plazos de la Ley 1581 (consultas, 10 días hábiles; reclamos, 15 días hábiles).
7. Eliminación de la cuenta y de los datos
Las cuentas de Tractonic Gestor las crea la empresa; no hay registro público. Para pedir la eliminación de tu cuenta y de tus datos escribe a jddigita.solution@gmail.com desde tu correo, indicando tu nombre completo y tu cédula. El detalle de qué se borra y qué debe conservarse por ley está en la página Eliminar mi cuenta.
8. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien las funciones de la app o la normativa aplicable. La fecha de la última actualización aparece al inicio de esta página.
9. Contacto
Tracto Electrónica SAS — NIT 900.457.960-2 — Colombia.
Responsable del tratamiento de datos:
jddigita.solution@gmail.com.